Está fuera de discusión que el abogado tiene que ser conocedor en todo momento del estado de todos y cada uno de los expedientes de su despacho: qué actuaciones extrajudiciales hemos llevado a cabo; el seguimiento procesal de los asunto; provisiones de fondos y destino de las mismas; estado de recuperación de la deuda reclamada (fecha e importes de los pagos parciales, importe restante…); cálculo de los intereses…
Cuando uno tiene muy poquitos asuntos se puede apañar anotando todo en cada expediente en la forma tradicional: lapiz y papel. Pero cuando vas teniendo un mayor volumen de casos, el seguimiento se complica, y entonces puede ser bueno contar con alguna herramienta de ayuda, momento en el que uno empieza a plantearse la conveniencia de adquirir una licencia de software de gestión de despachos.
En este campo, la oferta cada día es mayor, y los programas permiten todas las virguerías que uno pueda imaginar. Para muestra, estos enlaces a las descripciones de utilidades y/o demos de alguno de estos programas:
- http://www.netfincas.com/software+abogados.html
- http://www.aranzadi.es/software/servicios/despacho-abogados/
- http://www.kmaleon.com/kamaleon.html
- http://www.sudespacho.net/software-abogados?gclid=COuJzcf6nMICFQiWtAodUhcAfQ
si bien es posible encontrar alguna plataforma gratuita, como la de http://abogados-mf.com/, el inconveniente, como siempre, es de carácter económico: estos programas suelen ser caros, sobre todo si quieres disponer de todas sus funcionalidades. Por tanto, deberemos estudiar si nos compensa realizar la inversión o nos podemos apañar —aunque podamos perder utilidades o funcionalidades que sí proporcionan esas plataformas— con alguna de las aplicaciones ofimáticas con las que ya contamos: un programa de bases de datos o una hoja de cálculo.
En cuanto a las primeras, bases de datos, en su día yo utilizaba la suite de Lotus, cuyo programa de bases de datos, Approach, era de manejo muy sencillito y me permitió confeccionar una ficha de seguimiento bastante apañadita. Más tarde me pase a la suite de Microsoft, pero un día que intenté hacer lo mismo con Access tuve que desistir porque, la verdad, me parece una aplicación muy complicada.
Así que dirigí mis esfuerzos hacia la hoja de cálculo, y la verdad es que con este programa te puedes hacer una ficha/archivo de seguimiento de un expediente bastante completita, que te permite controlar los que para mí son sus aspectos fundamentales,:
- Datos generales del asunto y seguimiento de actuaciones.
- Control económico de la reclamación: importe inicial de la deuda, fecha e importe de pagos parciales, importe de la deuda restante…
- Control económico de las provisiones de fondos y su aplicación.
- Cálculo de intereses.
- Cálculo de honorarios.
Se trata, simplemente de crear un archivo excel, y dentro de éste abrir una hoja por cada una de las áreas que queremos controlar e introducir en cada caso los campos y fórmulas que vayamos a utilizar. Para quien le interese, y a efectos de ahorrarle trabajo, desde este enlace se puede descargar el modelo que utilizo yo y que he propuesto a mis alumnos del Máster en Abogacía organizado por la UIB-ICAIB. Luego, simplemente se trata de abrir ese modelo en cada expediente y guardarlo con el nombre de nuestro cliente o asunto.
De esta forma, con una simple inversión de tiempo en el diseño, podemos pergeñar un sistema de seguimiento para nuestros expedientes, aunque sencillito, bastante digno y eficaz. Y no se acaban ahí las bondades de la hoja de cálculo, porque también nos sirven para llevar los libros oficiales y como base para las declaraciones fiscales periódicas (IRPF, IVA, retenciones…) o, como a algún compañero le he visto, como plantilla para la emisión de minutas.
¿Quieres implementar en tu despacho profesional la normativa sobre protección de datos? Pues no te olvides de comprar desde esta misma web mi libro electrónico “Protección de datos. manual práctico de ayuda para abogados”.
Foto: Files, por Tanakawho
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Lo primero y ante todo felicitarte por tu artículo. Quisiera comentarle que su idea de por ahorrarse unos durillos crearse una hoja de cálculo no es mala idea, pero debe entender que hay mucha gente que aunque dándole una plantilla hecha no se defienden muy bien ante un PC. Por otro lado, una hoja de cálculo tiene un par de inconvenientes, que no le avisa de las actuaciones de sus expedientes o de su agenda y el más importante, si son varios en un despacho una hoja de cálculo no permite trabajar en red y compartir los datos.
Por ello, y por algunos motivos más nació Abogados – MF, una aplicación de escritorio donde permite trabajar en red, lleva toda la información estructurada y puede trabajar con el programa sin tener que pagar una licencia de MS Office, pq Microsoft ofrece gratuitamente los Run-time de Access. Si disponemos de MS Office 2003 o superior, podremos crearnos plantillas de escritos con el programa en pocos minutos, exportar las agendas a Outlook, controlar nuestros expedientes, minutar, facturar, y como base para las declaraciones fiscales periódicas, etc…
Por tanto, podemos optar por una herramienta de uso totalmente gratuito, donde podemos manejar mayor número de información y a mayor velocidad y nos permitirá trabajar en red.
Muchas gracias.
Buenos días.
Gracias por las felicitaciones.
Como habrá comprobado al leer el artículo, he incluido un enlace a su web, porque ya me había encontrado con su propuesta y me había parecido muy interesante, si bien no he tenido tiempo de bajarme el programa y juguetear con él, pero no tenga duda de que lo haré.
Efectivamente, la hoja de cálculo no es la panacea universal y ofrece menos utilidades que un programa de gestión, pero creo que es válida para una primera aproximación sencilla y gratuita a la gestión organizada de los expedientes. Sin duda, su mayor hándicap, la falta de centralización, ya que tienes que abrir un archivo para cada expediente.
Un saludo
De nada. La felicitación ha sido, porque bajo mi punto de vista, creo que ha abordado con elocuencia el título que tratamos en este post y no ha estado dando vueltas de un lado hacia otro. Y gracias por su mención y/o inclusión de nuestra web.
Quisiera adelantarme por si usted -como me indica- prueba Abogados – MF o alguien lo ha probado, indicarle que realmente tampoco es la panacea, pero siguiendo el título de este post yo me hice esta pregunta como programador en Access (ya que yo también he estado muchos años trabajando con Éxcel con pocos y miles de datos) y tras ver cómo se trabajaba en los despachos de abogados hace unos años a base del copia y pega en muchos casos. Esto me dio la idea «se me encendió la bombilla», los medios estaban Windows + Office (le recuerdo que para manejar una Éxcel en el escritorio de su PC es necesario tales herramientas, y como indica usted «con Access tuve que desistir porque, la verdad, me parece una aplicación muy complicada».
Por ello, en su día me puse manos a la obra he intenté dentro de mis posibilidades y gracias a la ayuda paulatina de muchos profesionales del Derecho, facilitar la gestión del despacho a los profesionales del Derecho (abogados y procuradores) «con una herramienta complicada», pero estructurada, versátil, con potentes buscadores, agendas, etc…, y encima permite trabajar en red, de manera que se pueda controlar con una aplicación tanto si tiene unos pocos como miles de expedientes.
Otra de las posibilidades que ofrece es que al no estar atado a licencias puede empezar a trabajar o desistir cuando le desee -así de fácil- y por supuesto, formatear no se volverá una odisea o un calvario para quien lo utilice siempre que tenga una copia de su archivo de datos y de los documentos o escritos, cosa que hoy día con las posibilidades informáticas que nos ofrece Internet no debe ser ningún problema.
Gracias nuevamente.