Desde hace ya bastantes años tengo la suerte de participar como docente en los cursos organizados por la Escuela de Práctica Jurídica del Ilustre Colegio de Abogados de Baleares (ICAIB) y hoy en día en el Máster en Abogacía que imparte la Universidad de las Islas Baleares (UIB) en colaboración con el citado ICAIB. En concreto, me encargo de la docencia relativa a «Organización y gestión del despacho. TIC’S, LOPD, LSSICE».
Entre otras cosas, les hablo a mis alumnos de la tremenda incidencia de las TIC’S (tecnologías de la información y comunicación) en la profesión del abogado. No solo la inminente obligatoriedad para el profesional de relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos va significar una absoluta revolución, sino que las TIC’S permiten al abogado, sin necesidad de salir del despacho, realizar múltiples actuaciones o gestiones que antes nos costaban como mínimo un par de desplazamientos, además de obtener en muchos casos una respuesta más rápida que si realizáramos el trámite de forma presencial e, incluso, mejor precio. Además, el mercado pone a disposición del abogado una serie de utilidades gratuitas para ayudarnos a sacar el trabajo adelante.
Suelo ofrecer en clase distintos ejemplos de todo ello porque, por lo general, la gente anda un poco perdida en estas cuestiones. Dado que mis alumnos a lo largo de estos años suelen agradecer estas ayudas prácticas, he pensado que podría ser de interés de alguien más, por lo que procedo a exponer aquí en abierto parte de esas recomendaciones.
Vaya por delante que ninguna de las sugerencias de páginas o aplicaciones que realizo tiene un trasfondo económico detrás: nadie me paga un duro por citarle. Lo hago simplemente porque las uso personalmente o bien me han parecido interesantes. La oferta no se limita a lo que yo pueda exponer, sino que a través de cualquier buscador pueden los lectores encontrar en los procelosos mundos de internet alternativas igual de interesantes.
Y, por supuesto, cualquiera que quiera compartir cualquier otra utilidad o página de interés, lo puede hacer vía comentarios o mandándome un correo electrónico para su incorporación al contenido de esta entrada. De hecho, el artículo original se titulaba «Diez utilidades…» y he optado por suprimir el cardinal, porque entre sugerencias de lectores y nuevas utilidades que se me van ocurriendo o voy descubriendo, vamos sumando… y seguimos.
Este es el listado que les propongo.
1º.- ¿Suite ofimática de pago o gratuita?
En un despacho de abogado vamos a necesitar, seguro, un procesador de texto (máquina de escribir cualificada) y una hoja de cálculo. Y, en menor medida, un programa de presentaciones (si uno se dedica a la formación) y otro de gestión de bases de datos (en general, muy poquito, puesto que suelen ser programas más complicados, aunque útiles).
Estos programas o aplicaciones los solemos encontrar de forma conjunta en lo que se viene llamando suite ofimática o paquetes de aplicaciones de oficina, que presentan, caso de ser de pago, la ventaja de contar con un precio más económico que si adquiriéramos los programas por separado.
La pregunta es si gastarnos los cuartos en comprar una suite de pago o nos decantamos por otra gratuita. Por citar la de pago en la que todo el mundo está pensando, Microsoft Office sin Access pero con Outlook cuesta hoy en día 269.-€ , y con Access 539.-€.
¿Es Office una suite estupenda? Sin duda. Ahora bien, ¿puedo hacer lo mismo con una gratuita? Pues para lo que es el trabajo del despacho de abogado, yo creo que sí. Es más, y por poner un ejemplo, el Colegio de Abogados de Baleares trabaja con software libre sin ningún problema.
¿Ejemplos de suites basadas en software libre?
Cuando uno se inicia en una profesión, cuanto más se pueda reducir los gastos generales, mejor. Y este es un buen ejemplo de ahorro.
¿Una tercera vía entre gratis y la ruina económica? Office 365: pagando una cantidad anual muy asumible dispones de toda la suite de Microsoft siempre actualizada, cosa que resulta muy importante. Personalmente, esta es la opción que yo tengo implantada en el despacho.
2º.- Convertidor de archivos a formato PDF.
Aunque solamente sea para la presentación vía LexNET, vamos a necesitar una aplicación que nos permita convertir un archivo creado con un procesador de texto en otro en formato PDF.
Personalmente utilizo una aplicación gratuita que se llama DOPDF, que se puede descargar en la siguiente dirección http://www.dopdf.com/es/
Se instala como una impresora, de forma que para convertir un archivo de texto a PDF se pulsa sobre «imprimir», se selecciona la impresora rotulada como DoPDF y simplemente se siguen las indicaciones de pantalla para seleccionar la carpeta donde quieres guardar el nuevo archivo.
3º- Reductor de tamaño de archivos PDF.
Una de las limitaciones que tiene LexNET es que solo admite archivos de hasta 10 MB de peso. Y no pesa lo mismo un documento que tenemos en nuestro ordenador, como puede ser la demanda, redactado con un procesador de textos y que usted convierte directamente en pdf con una impresora virtual desde el propio equipo, que otro documento que convertimos en pdf vía escaneado, dado que la digitalización vía escáner lo que hace es convertir el papel en imagen, y eso pesa muchísimo más.
Para que se hagan una idea: contestación a una demanda por vicios constructivos, 18 páginas, con bastantes fotos en color, redactada originalmente con Word, tiene un tamaño en PDF de 0,5 MB, con lo que, en principio, no tendría ningún problema para subirla a Lexnet.
Otro ejemplo: del mismo pleito, el dictamen del perito judicial se nos remitió por éste a las partes en formato PDF: 30 páginas cargadas de fotos, gráficos y colorines: 1,03 MB. Obviamente, el perito redactó el documento en su ordenador y lo convirtió desde ahí en un archivo PDF.
En cambio, si digitalizo con mi escáner el dictamen en formato papel (y ni siquiera en color) que el contrario acompañó con la demanda, de 33 páginas, el tamaño del archivo PDF es de 15,62 MB, que excede en mucho de los 6 MB máximos permitidos.
En este caso, podría reducir el tamaño del archivo mediante el uso de un programa gratuito de compresión de archivos pdf, que pueden encontrarse sin problema alguno en internet.
He utilizado para hacer un par de pruebas una aplicación on line, http://smallpdf.com/es/comprimir-pdf, y no me ha funcionado mal: el archivo que he mencionado de 15,62 MB se ha quedado en… 5,41MB.
Inconveniente: la versión gratuita limita el nº de compresiones que puedes realizar cada hora. Existe una versión de pago por unos cinco euros mensuales que elimina el problema. Yo los pago, porque por lo general son varios los documentos que tengo que comprimir en cada asunto.
4º.- Programa para firmar con certificado electrónico.
Siguiendo con el tema de LexNET, el artículo 36.3 de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, nos dice que
los profesionales de la justicia presentarán sus demandas y otros escritos por vía telemática a través de los sistemas previstos en esta Ley, empleando firma electrónica reconocida.
La obligatoriedad de presentación electrónica para los profesionales del Derecho está a la vuelta de la esquina. De hecho, en distintos partidos judiciales de España ya se exige, así que habrá que aprender a firmar electrónicamente los escritos.
El artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, define la firma electrónica reconocida como la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
Puesto lo anterior en relación con el artículo 14.2 de la misma Ley 18/2011, que establece los sistemas de firma electrónica que pueden utilizar los abogados en sus relaciones con la Administración de Justicia, entiendo que o bien deberá utilizarse los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad u otros basados en certificado electrónico reconocido, entre los que se encontrará el certificado expedido por ACA ABOGACIA, con la ventaja en favor de este último de ser el único que asegura ante terceros la condición de abogado de forma inequívoca, ya que ha sido emitido por su colegio de abogados bajo la supervisión del Consejo General de la Abogacía.
Vale, ¿pero cómo narices incorporo la firma del certificado a mi escrito? Dos opciones, ambas gratuitas:
http://www.adobe.com/es/products/reader.html
http://www.xolido.com/lang/productosyservicios/firmaelectronicayselladodetiempo/xolidosign/
5º.- ¿Me voy a relacionar con la Administración por medios electrónicos? Pues resulta de lo más práctico hacerse con una dirección electrónica habilitada para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática pueda practicar las distintas Administraciones Públicas ante las que manifestemos aceptar este canal de comunicación.
¿Dónde la puedo crear? Desde este enlace: https://notificaciones.060.es/PCPublic_publicInfo.action
Yo la utilizo para notificaciones de la Agencia Española de Protección de Datos y funciona estupendamente.
6º.- Información registral (Propiedad y Mercantil) de toda España sin salir del despacho, a través de www.registradores.org/index.jsp
Comodísimo. Entras en la web, pides lo que necesitas y lo recibes en plazo (+- 24 horas) en tu correo electrónico.
Se puede pagar con tarjeta de crédito o firmar convenio para que te carguen los servicios utilizados mensualmente en cuenta bancaria. El enlace para abonarse es el siguiente:
7º.- Servicios del Registro Mercantil Central (www.rmc.es)
Además de poder obtener la información sobre sociedades accesible desde registradores.org, permite realizar consultas sobre denominaciones sociales y solicitar las oportunas certificaciones de disponibilidad sobre las mismas. En cuanto a este último servicio, dos apuntes importantes: no requiere del uso de firma electrónica del solicitante y si se interesa la entrega telemática de la certificación firmada electrónica del Registrador, el coste es sensiblemente inferior.
Presenta la posibilidad de firma convenio:
8º.- Mandar un burofax (o una carta) sin tener que desplazarse a la oficina de Correos.
Lo puedes hacer accediendo a la siguiente dirección
http://www.correos.es/ss/Satellite/site/pagina-cartas_documentos/sidioma=es_ES
Debe tenerse en cuenta que el archivo a mandar debe estar en formato PDF, por lo que aquí tenemos otro ejemplo de la necesidad de contar con un convertidor de archivos a ese formato.
Los envíos pueden hacerse sin necesidad de darse de alta como usuario registrado, si bien la ventaja de estarlo es que te ahorras cada vez teclear tus datos.
¿El pago? Con tarjeta crédito/débito o Paypal. Existe la posibilidad de pagar vía banco si se firma contrato con Correos.
Permite conocer en todo momento el estado de nuestro envío.
9º Envío de SMS/correo electrónico certificado.
Cada día esta posibilidad está más en boga: envío de mensajes cortos a números de teléfono móvil, certificados en cuanto a su envío, recepción y contenido por tercero de confianza;
El Consejo General de la Abogacía, a través de RedAbogacía, ofrece este servicio a los colegiados, vía la zona privada del correspondiente colegio territorial, pero con un gran inconveniente por ahora: el mensaje puede tener una extensión máxima de 160 caracteres, mientras que existen plataformas externas que ofrecen el mismo servicio (curiosamente siendo la entidad certificadora RedAbogacía) y soportan mensajes de hasta 706 caracteres, lo que da más de sí (sobre todo dada la legendaria incapacidad de los abogados para sintetizar).
Como la he probado, puedo recomendar la siguiente plataforma: www.burotex.com
Para el envío de un correo electrónico certificado por un tercero de confianza, incluso con archivos adjuntos, la opción que utilizo es la plataforma de www.lleida.net. El precio, 1.-€ cada correo.
10º Bases de jurisprudencia y legislación.
Un despacho de abogado sin acceso a legislación y a un repertorio de jurisprudencia no es un gabinete jurídico: eres hombre muerto.
En el mercado existen distintos productos de pago, pero, en función de nuestra especialidad, volumen de trabajo y necesidades, a lo mejor nos resulta suficiente acceder desde el despacho a algún repositorio gratuito, sin perjuicio de que desde la sede de nuestro colegio territoriral podamos acceder a las bases de pago de forma puntual, que suelen ser de libre acceso desde biblioteca.
En esta materia, mis sugerencias serían las siguientes:
Para jurisprudencia, el buscador de Jurisprudencia del Centro de Documentación Judicial (Consejo General del Poder Judicial) accesible desde la siguiente dirección:
http://www.poderjudicial.es/search/indexAN.jsp
Para legislación, la web de Noticias Jurídicas: http://noticias.juridicas.com. Tiene su propio buscador, pero, la verdad, resulta más práctico introducir el nombre o número de la norma en el buscador junto a «noticias jurídicas»: nos llevará directo a lo que queremos.
En cualquier caso, en cuanto a legislación, no perder de vista que la base de datos de legislación que utilicemos nos debe permitir el acceso a las versiones o revisiones de la norma, porque conviene no olvidar que debemos siempre aplicar la vigente en el momento que ha sucedido los hechos que nos presenta nuestro cliente.
11º.- Pocket.
Uno de los fenómenos más notables en el mundo de las TIC’S es el de los blogs: cada día son más los profesionales del Derecho (abogados, procuradores, notarios, registradores, jueces…) que tienen una página web a la que suben artículos doctrinales con un enfoque absolutamente práctico. A través de su lectura podemos encontrar la solución a ese problema al que nos enfrentamos en el despacho, con un nivel de profundización muy superior en muchos casos a los más estáticos tratados tradicionales.
Pues bien, Pocket es una aplicación que nos permite ir guardando, para entendernos, en nuestro cajón o carpeta todo aquellos artículos o contenidos en internet con los que nos vayamos topando y que nos resulten de interés, de forma que los podamos leer en el momento que más nos convenga y desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet, teléfono).
Aplicación recomendadísima. En mi caso, mi proceso de captura de lectura tiene lugar en el autobús de línea por la mañana con el teléfono móvil: mientras escucho la radio o música, entro en twitter y aquella información «fresquita» del día que se ofrece por aquellas personas a las que sigo la guardo vía pocket para leerla en cuanto tenga un rato.
¿Dónde abrir una cuenta en Pocket? https://getpocket.com/
12º – ¿Dónde puedo encontrar útiles gratuitos para seguridad?
Recomiendo las webs del Instituto Nacional de Ciberseguridad (antiguo Inteco) y de la Oficina de Seguridad del Internauta:
http://www.osi.es/es/herramientas-gratuitas
13º – Gestor de contraseñas.
Hoy en día nos pasamos el día introduciendo contraseñas para iniciar la sesión del ordenador, para el webmail, que si la banca electrónica, el PIN del carnet profesional, la aquella aplicación, la de más allá… Para todas ellas hay que cumplir los parámetros mínimos de seguridad, no puedo usar la misma para todo, debo cambiarlas con una periodicidad máxima de un año, acordarse de ellas y no apuntarlas donde no se debe… Vamos, todo facilidades.
Para paliar esas dificultades podemos utilizar un gestor de contraseñas. Básicamente, es un cajón donde guardo los usuarios y contraseñas de mis distintas cuentas, y que se abre… sí, con una contraseña, pero que pasa a ser la única de la que nos debemos acordar. ¿Recomendación? Keepass
14º – ABOGADOS-MF programa freeware de gestión de despachos y abogados.
Una alternativa muy, pero que muy interesante, a los programas de gestión de pago. Permite gestionar clientes, y contrarios, expedientes, escritos, facturación, minutación y anotaciones, e incluyendo además una agenda para un mejor control. Necesita tener instalado MS Office 2003 (32 bits) o superior. Para los que no deseen pagar por una licencia de Office completa disponen gratuitamente del Microsoft Access Runtime 2007
Enlace a la web: http://abogados-mf.com/
Otra solución, dependiendo del tipo de asuntos y volumen, es que el abogado se construya vía excel una ficha de seguimiento. No lo tienes todo junto, como suele ser normal si usas un programa específico, sino que guardas el archivo dentro de la carpeta de cada caso, pero es un sistema que también sirve. Si a alguien le interesa, en este mismo blog puede encontrar una entrada dedicada al tema y un modelo de ficha de descarga gratuita. Es el que me he hecho para mis asuntos. Lo pueden encontrar pulsando este enlace:
15º ¿Dónde obtener un certificado electrónico y firma gratuitamente (CERES)? http://bit.ly/13GU8C4 Aportación de Jon Turrillas Sabalza. No obstante, decir que los abogados tenemos un certifcado electrónico propio, proporcionado por ACA , que es la autoridad de certificación del CGAE, que nos identifica plenamente como abogado y cuyo uso es el recomendado en nuestras actuaciones como tal.
16º Buscador de jornadas, eventos o cursos relacionados con el mundo del derecho: Eventos Jurídicos
En esta profesión estudias más después que durante la carrera, y es necesario estar formándose continuamente. Este buscador específico ayuda a encontrar acciones formativas que se adecuen a lo buscamos.
Enlace a la web: http://www.eventosjuridicos.es
Foto: Unplugged – no computer, no internet possible? by photosteve101
Muy interesante la información de este artículo. Yo añadiría una herramienta para guardar y compartir información confidencial y sensible. Para ello, lo mas seguro es el Data Room Virtual.
Nuestra empresa, Drooms, ofrece varias soluciones rápidas, seguras y sencillas de usar.(www.drooms.com)
Saludos
Para calcular indemnizaciones por accidente de tráfico, puntos por secuelas concurrentes, edad, días, y generar informes en PDF: https://calcularindemnizacion.es